Kostennormering

BIJLAGE A: AV 27 nov 04 KOSTENNORMERING

Normering voor de terugbetaling van kosten binnen de VBL VZW

1. BASISPRINCIPES

1. Elke gemaakte kost is vatbaar voor integrale terugbetaling mits deze
   1. identificeerbaar is (plaats, tijdstip, reden, …)
   2. bewezen wordt volgens de hiernavolgende regels
   3. door betrokkene werkelijk gedragen is
       
2. Deze regelgeving is niet van toepassing op het vast personeel van de VBL. Voor deze personen gelden eigen contractuele, wettelijke en reglementaire bepalingen.
    
3. Kostenvergoedingen worden onderworpen aan de terzake geldende wettelijke en reglementaire bepalingen inzake fiscaliteit.
    
4. Bij elke aanvraag voor een terugbetaling van kosten dient een bewijsstuk en/of een ondertekende verklaring toegevoegd, volgens de hiernavolgende regels per type kost.
    
5. Een terugbetaling door alle basketfederaties samen kan nooit meer dan 100% van de werkelijke kost bedragen. Dit is van belang voor personen die bv. diverse taken vervullen binnen de VBL en een andere federatie. Ook binnen de VBL gelden de hieronder vermelde bedragen en percentages als maximum, ongeacht de cumul van functies binnen de VBL.
    
6. Ieder lid wordt aangespoord om het meest efficiënte (lees goedkope) middel te gebruiken in elke omstandigheid.
    
7. Als algemene regel geldt dat voor iedere vrijwilliger die binnen de VBL meer onkosten (ongeacht het type, dus inclusief functiegebonden kostenvergoedingen) terugbetaald krijgt dan 1052,25 EUR op jaarbasis (bedrag 2004) , het moet gaan om een werkelijke en bewijsbare kost en geen louter forfaitaire vergoeding. De forfaits in deze kostennormering zijn dan ook tot een minimum beperkt en waar ze toch voorkomen zijn ze berekend en verdedigbaar. Voor wie boven het grensbedrag komt , wordt een fiscale fiche opgemaakt die de fiscus enkel informeert over de terugbetaling, maar wat niet impliceert dat deze bedragen belastbaar zijn.
    
8. De voorzitter van het betrokken departement , comité, groep, … controleert in eerste lijn en is verantwoordelijk voor de toepassing van de principes van deze normering bij het ondertekenen van ingediende onkostennota’s.
    
9. Elke situatie die niet in deze normering is voorzien en waarbij onkosten terugbetaald moeten worden, wordt voorgelegd aan de Raad van Bestuur.
    
10. Deze normering gaat in op 1/1/2005 en kent geen retro-actieve rechten toe.

2. Verplaatsingskosten

1. In principe komen enkel het gebruik van het persoonlijk voertuig en het openbaar vervoer hiervoor in aanmerking. In de aanvraag dient in ieder geval het vervoermiddel of de vervoersmiddelen vermeld. Andere vervoersmiddelen kunnen enkel gerechtvaardigd worden mits motivering (vb. taxi).
    
2. Parkeerkosten: dienen ten zeerste beperkt te blijven. Omstandigheden kunnen dit evenwel soms verantwoorden . Te rechtvaardigen bij de aanvraag.
    
3. Verplaatsingskosten zijn uitsluitend met “opdrachten” verbonden (vergadering meestal). Kosten die verbonden zijn met uitnodigingen (voor wedstrijden, tornooien, manifestaties e.d.) komen evenwel niet in aanmerking. Wanneer een comité of departement meent dat dient ingegaan op een uitnodiging, dit omwille van representatieve overwegingen, dan zal bepaald worden wie “in opdracht” wordt afgevaardigd en dit wordt vermeld in het PV van de vergadering.
    
4. In geval van gebruik van het persoonlijk voertuig, worden de afstanden gerekend vanaf de gekende vaste verblijfplaats van het lid. Afwijkingen dienen gerechtvaardigd. In geval van onenigheid over de afstand die in rekening wordt gebracht, wordt de toepassing “Maporama” van het internet als referentie genomen.

3. Drankvergoeding/Maaltijdvergoeding/Logies

Het bedrag in de TTB is het maximum bedrag.
De voorwaarden zijn bepaald in art. 506 VFD.
De maaltijdvergoeding wordt dus enkel toegekend aan personen die een opdracht vervullen buiten hun provincie of vergadering bijwonen van landelijk niveau, indien de opdracht of vergadering meer dan 3 uur duurt (exclusief reistijd).
Elk verslag van een vergadering vermeldt begin- en einduur.
De vergoeding voor 2 maaltijden wordt toegekend voor ditzelfde type opdrachten en vergaderingen van meer dan 6 uur. (excl. reistijd)
De drankvergoeding wordt niet toegekend indien de vergadering doorgaat op de zetel van de VBL.

4. Representatiekosten

Deze kosten worden enkel aanvaard voorzover ze het gevolg zijn van een opdracht vanuit de VBL , goedgekeurd door de voorzitter van het betrokken Departement of Comité.
Er dient steeds een bewijs van de werkelijke kost te worden voorgelegd.

5. Internet / E-mail :

Er wordt van uit gegaan dat quasi iedereen binnen de raden en comités over een PC met internetaansluiting beschikt en deze hetzij occasioneel, hetzij in hoofdzaak voor VBL-activiteiten gebruikt.

Deze kost kan niet aan werkelijke kost terugbetaald worden. Het bepalen van forfaitpercentages is onvermijdelijk.

De terugbetaling van een internetabonnement is geplafonneerd tot 75%, ook indien betrokkene meerdere functies combineert binnen de VBL. (zie ook basisprincipe nr. 5)

De RvB zal een voorstel opmaken vóór 1/1/2005 om een systeem van % per functie te bepalen en om al dan niet te voorzien in de mogelijkheid om boven het plafond van 75% te komen, als het gerechtvaardigd is. Dit voorstel zal mee worden ingewerkt in deze kostennormering, en zal toepasselijk zijn vanaf 1/1/2005.

Voor sommige functies die een hoog percentage aan gebruik voor de VBL kennen en voorzover de betrokken internet-provider dit systeem voorziet, wordt een systeem van “split billing” opgezet. Hierbij wordt het deel voor de VBL rechtstreeks aan de VBL gefactureerd. Deze categorieën worden aangegeven met de term “split billing”.

6. Vaste Telefoon

We maken een onderscheid tussen personen die dermate gebruik maken van telefoon, dat een aparte lijn voor de VBL verantwoord is en de overige personen die hun vaste lijn hoofdzakelijk gebruiken voor de VBL.

Aparte vaste lijn voor de VBL :

Landelijk :

• Voorzitter
• Landelijke convocateur
• Provinciale convocateurs

Kosten worden aangerekend rechtstreeks op KC. Voorzitter Departement krijgt regelmatig overzichten om zijn budget onder controle te houden.

Provinciaal :

• Secretaris PC
• Max. 1 bijkomende lijn per provincie indien gewenst, naar keuze.

Kosten worden rechtstreeks aangerekend op de provinciale dotatie. Voorzitter PC krijgt maandelijks overzichten om zijn budget onder te controle te houden.

Betrokken Departement of Comité is niet verplicht deze aparte vaste lijnen af te nemen. De voorzitter bepaalt of dit voor iedere persoon afzonderlijk en gezien de gebruikelijke handelwijze een meerwaarde oplevert.

De kost voor het aansluiten van deze aparte lijn valt ten laste van de VBL.
De VBL behoudt zich het recht voor om deze lijn op elk moment af te sluiten.

Overige leden :

Geen terugbetaling van abonnementskosten voor vaste telefoon.

Gesprekskosten (binnenlandse gesprekken) worden terugbetaald op basis van volgende regels :

• Gesprekken naar een GSM : Bewijs en terugbetaling van de werkelijke kost ahv factuur. Elke operator vermeldt deze details.
   
• Gesprekken naar een vaste lijn : Betrokkene houdt een lijst bij van het aantal binnenlandse gesprekken naar een vaste lijn. Elke factuur vermeldt het totaal aantal binnenlandse gesprekken en het totaalbedrag. Betrokkene deelt het totaal bedrag door het totaal aantal gesprekken en vermenigvuldigt dit getal (afronding tot 2 cijfers na de komma) met het aantal gesprekken voor de VBL. Dit bedrag kan worden teruggevraagd.

(voorbeeld : X heeft een factuur van 30 EUR voor gesprekken naar vaste lijn. In totaal deed hij 40 gesprekken, waarvan 17 voor de VBL. Om het bedrag te kennen dat hij mag terugvragen, deelt hij 30 EUR door 40 gesprekken. De gemiddelde prijs voor 1 gesprek is dan 0,75. Dit vermenigvuldigt hij met 17 en komt op 12,75 EUR. )

Gebruikers Belgacom kunnen detail van hun factuur gratis opvragen via de website (www.belgacom.be, trefwoord Bill Viewer). Personen die dit wensen, kunnen via dit systeem ook opteren om hun werkelijke kosten per gesprek te bewijzen.


Kosten voor buitenlandse gesprekken worden enkel terugbetaald na een voorafgaandelijke gemotiveerde aanvraag bij de RvB door de voorzitter van het betrokken Departement of Comité.

7. GSM

Er wordt van uit gegaan dat quasi iedereen binnen de raden en comités over een GSM beschikt en deze hetzij occasioneel, hetzij in hoofdzaak voor VBL-activiteiten gebruikt.

Ook voor de terugbetaling van GSM-kosten wordt gewerkt met bewijs van reële kosten ahv een factuur.

Voor personen die zeer frequent hun GSM gebruiken voor de VBL , wordt een systeem van split billing opgezet waarbij de kosten rechtstreeks aan de VBL worden gefactureerd, indien betrokkene bij een operator zit die deze dienst ondersteunt en hij dit wenst.
De kosten die via dit systeem aan de VBL worden gefactureerd, worden rechtstreeks op het betrokken KC aangerekend. De voorzitter van betrokken Departement of Comité heeft de keuze om een limietbedrag per maand in te stellen indien de operator deze dienst ondersteunt. De voorzitter van het betrokken Departement of Comité krijgt ook maandelijks een overzicht van de kosten om zo zijn budget onder controle te houden. De VBL behoudt zich het recht voor om deze formule ieder moment stop te zetten indien de financiële belangen van de VBL geschaad worden.

Komen in aanmerking voor split billing :

• leden RvB : wordt rechtstreeks aangerekend op betrokken KC
• Landelijke Convocateur : wordt rechtstreeks aangerekend op betrokken KC
• Provinciale Convocateurs : wordt rechtstreeks aangerekend op betrokken KC
• PC : ieder PC krijgt mogelijkheid om max. 2 split billings aan te vragen. Worden rechtstreeks aangerekend op de provinciale dotatie.

Voor dit systeem wordt het abonnement overgezet op naam van de VBL. De kosten voor de overdracht worden gedragen door de VBL. Wanneer betrokkene stopt als vrijwilliger bij de VBL, heeft hij 2 mogelijkheden : ofwel laat hij het nummer schrappen, ofwel opnieuw op zijn naam overdragen. In het 2e geval, draagt betrokkene de kost voor overdracht.

Abonnementsgeld voor een GSM wordt steeds door betrokkene gedragen. Voor wie in het split billing-systeem zit , wordt het abonnementsgeld afgetrokken van andere ingediende onkosten.

Voor de gebruikers van GSM met een kaart, wordt bekeken of split billing mogelijk is, afhankelijk van de operator. Indien niet, wordt een aparte regeling uitgewerkt naargelang de functie van betrokkenen. Daarvoor dient betrokkenen een aanvraag in te dienen bij de RvB , via de voorzitter van betrokken Departement of Comité.

Gebruikers die genieten van gratis minuten en gezinspakketten, dienen een aanvraag in bij de RvB, via de voorzitter van betrokken Departement of Comité, waarbij de specifieke situatie zal worden bekeken.

8. Bureelbenodigdheden

Enkel voorzitters en secretarissen kunnen dit aanvragen. Tenzij anders is aangetoond, is maximum 75% recupereerbaar.
Er wordt steeds een factuur of kasticket gevraagd. Bij voorkeur wordt een factuur opgesteld op naam van de VBL , op het officiële adres en met vermelding van het BTW-nummer van de VZW.

9. Functiegebonden kostenvergoedingen

Deze worden opgesomd in de TTB.
Het zijn vergoedingen voor kosten gemaakt door betrokkene in de betreffende functie.

Het betreft :

• Secretaris van een Departement of Comité (dus niet van een commissie of elk ander orgaan)
• PRR
• Noteren van de wedstrijduitslagen - deze functie wordt voorbehouden voor personen die het grensbedrag van 1000 EUR per jaar aan terugbetaling kosten niet overschrijden.
• Secretaris van de Afgevaardigden
• Juridisch Coördinator
• Controle scheidsrechters (dit is een vergoeding voor maaltijd en drank)
• Controle stagelopende trainer (dit is een vergoeding voor maaltijd en drank)
• Wedstrijdcommissaris
• Tafelofficiëlen
• Scheidsrechtersvergoedingen

10. Prestatievergoeding

Spelers, coaches, medische staf: bedragen steeds te bepalen in een ad hoc overeenkomst. Steeds via sociaal secretariaat , interim-bureau of desgevallend facturatie aan zelfstandige of vennootschap.

Lesgevers vorming arbitrage : deze personen ontvangen een loon dat aan de VBL 20€/uur (tot 3 uur) of 75€/dag (vanaf meer dan 3 uur) kost. Dit bedrag is dus inclusief alle sociale en fiscale lasten en kost voor het interim-bureau. Hiervoor wordt een fiscale fiche wordt opgesteld en is onderhevig aan de personenbelasting bij betrokkene. Deze vergoeding is los van de verplaatsingkosten (zie onder 2) en de drank- en maaltijdvergoeding, voorzover de voorwaarden hiervoor vervuld zijn (zie bij 3)

Ad hoc prestaties:

• vrijwilligers (occasioneel): 25€/dag (zij tekenen een verklaring waarin blijkt dat zijn voldoen aan de wettelijke bepalingen voor een vrijwilliger)
• andere: dient beslist door de Raad van Bestuur op voorstel van de penningmeester. Deze zullen alleszins hun toepasselijk fiscaal regime ondergaan.

Deze normering geldt voor alle geledingen en op alle niveaus binnen de VBL. Afwijkingen kunnen enkel door de RvB worden toegestaan, desgevallend mits het vragen van advies aan het Financieel Departement.