LANDELIJK ALGEMENE VERGADERING

Bijlage C

Normering voor de terugbetaling van kosten binnen de VBL VZW

1. BASISPRINCIPES

1. Elke gemaakte kost is vatbaar voor integrale terugbetaling mits deze
   1. identificeerbaar is (plaats, tijdstip, reden, …)
   2. bewezen wordt volgens de hiernavolgende regels
   3. door betrokkene werkelijk gedragen is
       
2. Deze regelgeving is niet van toepassing op het vast personeel van de VBL. Voor deze personen gelden eigen contractuele, wettelijke en reglementaire bepalingen.
    
3. Kostenvergoedingen worden onderworpen aan de terzake geldende wettelijke en reglementaire bepalingen inzake fiscaliteit.
    
4. Bij elke aanvraag voor een terugbetaling van kosten dient een bewijsstuk en/of een ondertekende verklaring toegevoegd, volgens de hiernavolgende regels per type kost.
    
5. Een terugbetaling door alle basketfederaties samen kan nooit meer dan 90% van de werkelijke kost bedragen. Dit is van belang voor personen die bv. diverse taken vervullen binnen de VBL en een andere federatie. Ook binnen de VBL zelf geldt dit maximum, ongeacht de cumul van functies binnen de VBL.
    
6. Ieder lid wordt aangespoord om het meest efficiënte (lees goedkope) middel te gebruiken in elke omstandigheid.
    
7. Als algemene regel geldt dat voor iedere vrijwilliger die binnen de VBL meer onkosten (ongeacht het type, dus inclusief functiegebonden kostenvergoedingen) terugbetaald krijgt dan 1052,25 EUR op jaarbasis (bedrag 2004) , het moet gaan om een werkelijke en bewijsbare kost en geen louter forfaitaire vergoeding. De forfaits in deze kostennormering zijn dan ook tot een minimum beperkt en waar ze toch voorkomen, zijn ze berekend en verdedigbaar.
    
8. De voorzitter van het betrokken departement , comité, groep, … controleert in eerste lijn en is verantwoordelijk voor de toepassing van de principes van deze normering bij het ondertekenen van ingediende onkostennota’s.
    
9. Elke situatie die niet in deze normering is voorzien en waarbij onkosten terugbetaald moeten worden, wordt voorgelegd aan de Raad van Bestuur.
    
10. Deze normering gaat in op 1/1/2005 en kent geen retro-actieve rechten toe.

2. Verplaatsingskosten

1. In principe komen enkel het gebruik van het persoonlijk voertuig en het openbaar vervoer hiervoor in aanmerking. In de aanvraag dient in ieder geval het vervoermiddel of de vervoersmiddelen vermeld. Andere vervoersmiddelen kunnen enkel gerechtvaardigd worden mits motivering (vb. taxi).
    
2. Parkeerkosten: dienen ten zeerste beperkt te blijven. Omstandigheden kunnen dit evenwel soms verantwoorden . Te rechtvaardigen bij de aanvraag.
    
3. Verplaatsingskosten zijn uitsluitend met “opdrachten” verbonden (vergadering meestal). Kosten die verbonden zijn met uitnodigingen (voor wedstrijden, tornooien, manifestaties e.d.) komen evenwel niet in aanmerking. Wanneer de voorzitter van een comité of departement meent dat dient ingegaan op een uitnodiging, dit omwille van representatieve overwegingen, dan zal deze bepalen wie “in opdracht” wordt afgevaardigd en dit wordt vermeld in het PV van de (desgevallend eerstvolgende) vergadering.
    
4. In geval van gebruik van het persoonlijk voertuig, worden de afstanden gerekend vanaf de gekende vaste verblijfplaats van het lid. Afwijkingen dienen gerechtvaardigd. In geval van onenigheid over de afstand die in rekening wordt gebracht, wordt de toepassing “Maporama” van het internet als referentie genomen.

3. Drankvergoeding/Maaltijdvergoeding/Logies

Het bedrag in de TTB is het maximum bedrag.
De voorwaarden zijn bepaald in art. 506 VFD.
De maaltijdvergoeding wordt dus enkel toegekend aan personen die een opdracht vervullen buiten hun provincie of vergadering bijwonen van landelijk niveau, indien de opdracht of vergadering meer dan 3 uur duurt (exclusief reistijd).
Elk verslag van een vergadering vermeldt begin- en einduur.
De vergoeding voor 2 maaltijden wordt toegekend voor ditzelfde type opdrachten en vergaderingen van meer dan 6 uur. (excl. reistijd)

4. Representatiekosten

Deze kosten worden enkel aanvaard voorzover ze het gevolg zijn van een opdracht vanuit de VBL , goedgekeurd door de voorzitter van het betrokken Departement of Comité.
Er dient steeds een bewijs van de werkelijke kost te worden voorgelegd.

5. Communicatiekosten

5.1 Personen met een apart abonnement voor de VBL

Aparte vaste lijn voor de VBL :

Landelijk :
- Voorzitter
- Landelijke convocateur
- Provinciale convocateurs

Kosten worden aangerekend rechtstreeks op KC. Voorzitter Departement krijgt regelmatig overzichten om zijn budget onder controle te houden.

Provinciaal :
- Secretaris PC
- Max. 1 bijkomende lijn per provincie indien gewenst, naar keuze.

Kosten worden rechtstreeks aangerekend op de provinciale dotatie. Voorzitter PC krijgt maandelijks overzichten om zijn budget onder te controle te houden.

Betrokken Departement of Comité is niet verplicht deze aparte vaste lijnen af te nemen. De voorzitter bepaalt of dit voor iedere persoon afzonderlijk en gezien de gebruikelijke handelwijze een meerwaarde oplevert.

De kost voor het aansluiten van deze aparte lijn valt ten laste van de VBL.
De VBL behoudt zich het recht voor om deze lijn op elk moment af te sluiten.

Split billing GSM voor de VBL :

Voor personen die zeer frequent hun GSM gebruiken voor de VBL, wordt een systeem van split billing opgezet waarbij de kosten rechtstreeks aan de VBL worden gefactureerd, indien betrokkene bij een operator zit die deze dienst ondersteunt en hij dit wenst.

De kosten die via dit systeem aan de VBL worden gefactureerd, worden rechtstreeks op het betrokken KC aangerekend. De voorzitter van betrokken Departement of Comité heeft de keuze om een limietbedrag per maand in te stellen indien de operator deze dienst ondersteunt. De voorzitter van het betrokken Departement of Comité krijgt ook maandelijks een overzicht van de kosten om zo zijn budget onder controle te houden. De VBL behoudt zich het recht voor om deze formule ieder moment stop te zetten indien de financiële belangen van de VBL geschaad worden.

Komen in aanmerking voor split billing :

- leden RvB : wordt rechtstreeks aangerekend op betrokken KC
- Landelijke Convocateur : wordt rechtstreeks aangerekend op betrokken KC
- Provinciale Convocateurs : wordt rechtstreeks aangerekend op betrokken KC
- PC : ieder PC krijgt mogelijkheid om max. 2 split billings aan te vragen. Worden rechtstreeks aangerekend op de provinciale dotatie.

Voor dit systeem wordt het abonnement overgezet op naam van de VBL. De kosten voor de overdracht worden gedragen door de VBL. Wanneer betrokkene stopt als vrijwilliger bij de VBL, heeft hij 2 mogelijkheden : ofwel laat hij het nummer schrappen, ofwel opnieuw op zijn naam overdragen. In het 2e geval, draagt betrokkene de kost voor overdracht.

Abonnementsgeld voor een GSM wordt steeds door betrokkene gedragen. Voor wie in het split billing-systeem zit , wordt het abonnementsgeld afgetrokken van andere ingediende onkosten.

5.2. Overige personen

Elke functie binnen de VBL wordt ingedeeld onder een bepaalde categorie. Elke categorie heeft haar eigen regels ivm terugbetaling communicatiekosten (telefoon, internet). Voor de onderverdeling van de categorieën, zie bijlage.

Categorie “A” : Deze personen hebben geen recht om te kiezen voor een forfait.
Zij hebben ofwel een vaste lijn of split billing GSM van de VBL (zie hierboven) , ofwel bewijzen zij hun werkelijke kosten zoals aangegeven onder “Hoe reken ik mijn telefoon- en internetkosten aan ?”

Categorie “B” Deze personen kunnen kiezen voor verschillende mogelijkheden.

• Ofwel kiezen ze voor het “forfait B” dat is bepaald voor deze categorie. Dit is een forfait dat zowel telefoniekosten als internetkosten dekt. De VBL kan evenwel nooit meer dan het totale factuurbedrag aan iemand terugbetalen. Elke betrokkene waakt hier zelf over. Elk forfait is per maand en voor 10 maanden.

• Ofwel kiezen ze niet voor het forfait en dan moeten de werkelijke kosten voor telefoon en internet bewezen worden. Hoe dit moet wordt uitgelegd in “Hoe reken ik mijn werkelijke telefoon- en internetkosten aan?”

Categorie “C” Idem als B, doch een ander forfait, nl. “Forfait C”

Categorie “D” Idem als C, doch een ander forfait nl. “Forfait D”


Cumul van functies
Soorten cumuls :
- tussen VBL, AWBB en/of KBBB
- binnen VBL zelf, doch in verschillende entiteiten
- binnen dezelfde entiteit

Een persoon die functies cumuleert kan slechts één forfait voor communicatiekosten bij de VBL verkrijgen. M.a.w. forfaits zijn niet cumuleerbaar !

Hoe reken ik mijn telefoon- en internetkosten aan?

- Geen terugbetaling van abonnementskosten voor vaste telefoon of GSM.

- Gebruikers Belgacom kunnen detail van hun factuur gratis opvragen via de website (www.belgacom.be, trefwoord Bill Viewer). Ook Telenet biedt dit aan of zal dit aanbieden.

- Kosten voor buitenlandse gesprekken worden enkel terugbetaald na een voorafgaandelijke gemotiveerde aanvraag bij de RvB door de voorzitter van het betrokken Departement of Comité.

- Alternatief voor bewijs van vaste telefoonkosten is volgende regel :

- De terugbetaling van een internetabonnement is geplafonneerd tot 75%, tenzij anders is aangetoond. Ook indien betrokkene meerdere functies combineert binnen de VBL. (zie ook basisprincipe nr. 5)
Betrokkene doet een gemotiveerde aanvraag bij zijn voorzitter waarbij hij aangeeft waarom een bepaald % gerechtvaardigd is. De betrokken voorzitter tekent deze aanvraag mee en stuurt deze door naar de RvB die desgevallend goedkeurt.

8. Bureelbenodigdheden

Enkel voorzitters en secretarissen kunnen dit aanvragen. Tenzij anders is aangetoond, is maximum 75% recupereerbaar.
Er wordt steeds een factuur of kasticket gevraagd. Bij voorkeur wordt een factuur opgesteld op naam van de VBL , op het officiële adres en met vermelding van het BTW-nummer van de VZW.

9. Functiegebonden kostenvergoedingen

Deze worden opgesomd in de TTB.
Het zijn vergoedingen voor kosten gemaakt door betrokkene in de betreffende functie.

10. Prestatievergoeding

Spelers, coaches, medische staf: bedragen steeds te bepalen in een ad hoc overeenkomst. Steeds via sociaal secretariaat , interim-bureau of desgevallend facturatie aan zelfstandige of vennootschap.

Lesgevers vorming arbitrage : deze personen ontvangen een loon dat aan de VBL 20€/uur (tot 3 uur) of 75€/dag (vanaf meer dan 3 uur) kost. Dit bedrag is dus inclusief alle sociale en fiscale lasten en kost voor het interim-bureau. Hiervoor wordt een fiscale fiche wordt opgesteld en is onderhevig aan de personenbelasting bij betrokkene. Deze vergoeding is los van de verplaatsingkosten (zie onder 2) en de drank- en maaltijdvergoeding, voorzover de voorwaarden hiervoor vervuld zijn (zie bij 3)

Ad hoc prestaties:
- vrijwilligers (occasioneel): 25€/dag (zij tekenen een verklaring waarin blijkt dat zijn voldoen aan de wettelijke bepalingen voor een vrijwilliger)
- andere: dient beslist door de Raad van Bestuur op voorstel van de penningmeester. Deze zullen alleszins hun toepasselijk fiscaal regime ondergaan.



Deze normering geldt voor alle geledingen en op alle niveaus binnen de VBL. Afwijkingen kunnen enkel door de RvB worden toegestaan, desgevallend mits het vragen van advies aan het Financieel Departement.
 

Bijlage 1 : Functiecategorieën voor communicatiekosten