LANDELIJK DEPARTEMENT FINANCIEN Vergadering van 31/01/2004

Vergadering Departement Financiën van 31 januari 2004

Aanwezig: A. Welvaarts, voorzitter, G. Festraets, G. Michiels, E. Roos.
Uitgenodigd: W. Meiresonne, Financieel coördinator (FC).
Verontschuldigd: J. Manghelinckx (familiale redenen), M. Van Vooren

1 Inleiding

Door een vergissing van de voorzitter was M. Van Vooren geen bestemmeling van het bericht waarbij deze vergadering formeel werd vastgelegd. Excuses worden aangeboden; alles wordt in het werk gesteld om de informatie zo volledig mogelijk over te maken..

2 Uitvoering van het budget “2de semester 2003”.

Het overzicht van de realisaties wordt besproken. Kostencentra (KC) die in dit verslag niet vermeld worden waren niet het voorwerp van substantiële commentaren.

a KC 1021 en 1022 (participatieverhogend project en kwaliteitsverhogende projecten)

De vergadering neemt nota van de lager dan voorziene inkomsten en uitgaven evenals de verklaring daarvoor (lagere uitgaven en de daarmee gepaard gaande lagere subsidie)

b KC 1030 (sponsoring)

De voorzitter en de FC lichten de wijziging in de sponsoringformule van Ethias toe. Buiten het door Ethias toegezegde sponsoringbedrag was deze maatschappij in het verleden, onder bepaalde voorwaarden, ook nog bereid een aantal uitgaven ten laste te nemen (o.m. visibiliteit). De wijziging nu bestaat erin dat deze bijkomende “toelage in natura” omgezet wordt in een verhoging van de subsidie enerzijds en natuurlijk van de uitgaven anderzijds, dit laatste in de KC’s 1030 en 2030..

c KC 1050 (studieprojecten)

Hoger dan voorziene uitgave in het studieproject “kosten van de jeugdopleiding” (+ 7 000 €). De vergadering vraagt waarom hiervoor geen provisie werd aangelegd. Terloops wordt opgemerkt dat er voor substantiële uitgaven steeds een getekende bestelbon moet voorliggen, … wat nog niet het geval is!

d KC 1060 (personeel)

Grotere uitgave (+ 16 000 €) voor vakantiegeld. De vergadering is verwonderd dat zulke voorziene uitgave niet gebudgetteerd was. Er dient nagegaan of een bijkomende provisie dient aangelegd voor het vervroegd uitbetalen van vakantiegeld (bij het verlaten van de Liga), en dit ten belope van 18,8 % der salarissen (orde van grootte 45.000 Euro, jaarlijks te herzien). De FC zal dit onderzoeken en advies inwinnen (BLOSO? Bedrijfsrevisor?).

e KC 1070 (dotatie KBBB voor de nationale ploegen)

De inkomsten liggen 5 000 € lager dan gebudgetteerd. De tussenkomst van BLOSO staat echter niet steeds, a priori, voor 100% vast. Enerzijds zou men de inkomsten voorzichtig kunnen inschatten (veilige marge), anderzijds zou men een provisie kunnen nemen om hogere uitgaven op te vangen. De FC is voorstander van de eerste oplossing en de vergadering stemt daar mee in.

f KC 2010 (gemeenschappelijke lasten)

Het vermelde bedrag staat niet ter discussie. Wel is, meer in het algemeen, de financiële interactie tussen de VBL en de KBBB voorwerp van discussie. Over welke scenario’s dient binnen de De Raad van Bestuur nagedacht?

g KC 2020 en 3025 (automatisatie en website)

De voorzitter verschaft toelichting over de uitgaven en stipt aan dat beide KC’s voor deze periode verweven zijn, o.m. door de toepassingen “Technische vergunningen voor coaches” en “Lijsten van gekwalificeerde spelers”. De leden zullen een overzicht van de facturen (telkens met voorwerp en bedrag) ontvangen. Verdere uitbreiding staat op het programma indien daarvoor de financiële middelen vrijgemaakt kunnen worden. Eerst dient echter een koppeling verwezenlijkt tussen de DB van de federatie (firma Systemat) en de website van de VBL (firma Domatica). Een on line-koppeling tussen beide systemen opent de weg naar andere toepassingen waarvan de clubs rechtstreeks de voordelen zullen ervaren, o.m. in het domein van de ledenadministratie. De vergadering stelt voor dat de RvB eerst een “lange- termijn-visie” ontwikkelt en vervolgens, bvb tijdens de provinciale algemene vergaderingen, de clubs hierover inlicht. Het gaat tenslotte vooral om hen en zij moeten het draagvlak vormen. Een aanzet kan reeds het voorwerp uitmaken van een bijkomend budget in Bg 2004 (nog voor te stellen).

h KC 3022 (jaarlijks licentierecht)

Inkomsten liggen gevoelig hoger dan geraamd (+ 37 000 €). Door de aanpassing van de TTB tarieven zal dit bedrag naar volgend jaar toe echter flink verminderen.

i KC 3050 (netto-resultaat jeugdfonds)

Inkomsten liggen gevoelig hoger dan geraamd (+ 107 000 €). Bedrag werd uit de balans gelicht en als inkomsten geboekt.

j KC 5030 tot 5080 (vorming scheidsrechters)

Het modulaire systeem waarbij een bepaalde module in alle provincies door dezelfde lesgever gebracht wordt betekent hogere verplaatsingsuitgaven, voorlopig geboekt op lijn 5030. Er wordt beslist deze verhoging (ongeveer 3.000 €) proportioneel over de 5 provincies te verdelen. Terloops wordt ook gesproken over het “bénevole”-principe waarop blijkbaar enkele afwijkingen ontstaan zijn. Nochtans moet het principe algemeen toegepast worden tenzij daarover formeel anders beslist werd door het bevoegd orgaan.. Bedoeld wordt in eerste instantie de AV, uitzonderlijk de RvB. Geen andere instantie is hiervoor gemandateerd.

k KC 5100 (topsportschool)

Verschil tussen uitgaven en inkomsten ligt 23.000 € hoger dan geraamd (negatief dus). Oorzaken zijn het niet-gebudgetteerde deel van de medische toegangstesten (5.000 €), de onvoorziene aankoop van sportmaterieel (2.500 €) en de aankoop van kledij voor de leerlingen (15.000 €). Deze laatste uitgave dient echter nog door de leerlingen terugbetaald wat dan weer de vraag oproept of de ouders vooraf van deze uitgave ingelicht werden?

l KC 6090 (Juridisch Coördinator)

Er ontstond enige discussie over deze post waarbij de voorzitter eraan herinnerde dat de uitgaven in overeenstemming zijn met de gemaakte afspraken. De vergadering meent echter dat het “bénévole-principe” ook hier dient toegepast en dat afwijkingen enkel kunnen mits goedgekeurd door het bevoegd orgaan, in eerste instantie de AV, uitzonderlijk de RvB. Geen andere instantie is hiervoor gemandateerd. “Overeenkomst” in de aanloop naar het volgende seizoen te bevestigen of te wijzigen dus.

m KC 7010 tot 7050 (toelagen voor de provincies)

Volledig normale cijfers. Toch wordt de vraag gesteld naar de respons van de provincies op het verzoek van de FC om bewijsstukken van hun uitgaven vppr te leggen. Deze kunnen immers geëist worden door BLOSO. Twee provincies (Antwerpen en West-Vlaanderen) hebben nog niet gereageerd.

m. Besluit

Het Fin Dept heeft nota genomen van de cijfers en van de verklaringen daar waar nodig of gevraagd. Het voorlopig saldo voor de betrokken periode bedraagt 218.674,60 € (winst). Dit bedrag dient evenwel nog aangepast, o.m. ten gevolge van enkele correcties en de aan te leggen provisies zoals hoger besproken. Het definitieve resultaat zal dus flink lager liggen en dient aan de reserve toegevoegd teneinde eventuele tegenslagen te kunnen opvangen.

3 Voorbereiding Algemene Vergadering 13 maart 04.

1. De vergadering is van mening dat de uitvoering “budget 2de Sem 03” niet meer in detail ter sprake hoeft te komen. Eventueel kunnen de belangrijkste resultaten nog kort overlopen worden.
2. De balans die de periode 01 juli 02 tot 31 december 03 dekt – en krachtens de vzw wetgeving aan de Nationale Bank dient overgezonden – dient wel formeel door de AV goedgekeurd. Een voorontwerp wordt aan de leden van het Dep Fin rondgedeeld. De FC zal verdere details van de balansposten zo spoedig mogelijk aan de leden van het Fin Dept laten geworden. Eventuele bijkomende vragen kunnen dan nog vóór de AV behandeld worden. Het verslag van de bedrijfsrevisor zal vóór de AV beschikbaar zijn.
3. Tenslotte dient aan BLOSO de balans voor het kalenderjaar 2003 voorgelegd. Ook deze balans zal aan de AV ter goedkeuring worden voorgelegd.

4 Voorstelling tot aanpassing van de reeds goedgekeurde begroting 2004

De RvB wenst enkele aanpassingen ter goedkeuring aan de AV voor te leggen.

a. KC 1030 (sponsoring)

Ontvangsten stijgen met 27.500 €, de uitgaven met 11.250 €. Reden: Ethias zet haar “mogelijke tussenkomsten in bepaalde uitgaven” om in sponsoring. De RvB wenst 20% van het totale bedrag te reserveren voor return naar de sponsors toe (o.m. visibiliteit”

b. KC 1071 en 1072 (BNT jeugd)

Kleine verhoging (2 x 700 €) voor deelname Technisch Directeur aan internationaal tornooi.

c. KC 1073 ( BNT seniors heren)

In overleg met de AWBB wordt de bijdrage VBL verminderd met 12.500 €. BNT Heren bekwam rechtstreekse tussenkomst van Ethias.

d. KC 1090 (Sporttak in de kijker)

Het gebudgetteerde bedrag blijkt ook door BLOSO formeel toegezegd te zijn. Er werd daarbij echter gesteld dat deze organisatie voor de VBL een nul-operatie zou zijn. Vermoedelijk zijn er echter enkele bijkomende uitgaven waarvan de dekking door BLOSO niet gegarandeerd is en het is om die reden dat de RvB een verhoging met 8.000 € voorstelt, eerder een veiligheidsmarge dus. De vergadering kan met deze formele verhoging van het budget echter niet akkoord gaan. Wel suggereert ze een “conditionele marge”, ten belope van dat bedrag, als dusdanig in een voetnota aan het budget toe te voegen.
Tijdens deze discussie wordt ook voorgesteld eens te onderzoeken of bepaalde regels ontwikkeld zouden kunnen worden die in het budget, voor enkele voorafbepaalde KC’s, een afwijkingsmarge zouden toelaten, eventueel met compensatie (te onderzoeken door FC).

e. KC 2010 (gemeenschappelijke lasten)

De ervaring en de tendens van de laatste tijd laat vermoeden dat het goedgekeurde bedrag (75.000 €) niet voldoende zou zijn. Een verhoging met 10.000 € wordt door de RvB voorgesteld. In afwachting van meer gedetailleerde uitleg kan de vergadering deze verhoging echter niet aanvaarden.

f. KC 2030 (werking secretariaat)

Een verhoging met 18.000 € is uitsluitend te wijten aan het in rekening brengen van de factuur voor aankoop van de +/- 50.000 lidkaarten (Carta +). Deze uitgave werd eerder door Ethias ten laste genomen doch is nu gecompenseerd door de verhoging van de sponsoring door Ethias op KC 1030. De idee wordt geopperd om meerdere lidkaarten samen te smelten (VBL, KBBB, …). Punt misschien aan te brengen op een overlegvergadering.

g. KC 5130 (provinciale werking)

Verhoging met 3.000 € om de kosten te dekken van de Interprovinciale Competitie (IPC) 2004. Nogmaals blijkt dat er binnen de provincies onvrede bestaat over het niet meer organiseren, vanaf 2005, van dit evenement, niet beperkt tot talentdetectie dus.

h. Uitbreiding automatisatie

Onder voorbehoud van voorlegging van een onderbouwde termijnvisie (zie Par 2.g. van dit verslag) zou de vergadering een budgetaanpassing kunnen aanvaarden. Geenszins kan echter beroep gedaan worden op de reserves. De voorzitter zal binnen de opgelegde termijn een voorstel formuleren dat geïncorporeerd wordt in het voorstel van budgetwijziging dat aan de AV van 13 maart wordt voorgelegd (KC’s 2020 en/of 3025).

5 Volgende vergadering: op uitnodiging.