LANDELIJK RAAD VAN BESTUUR

Verslag van de Raad van Bestuur Nr. 61 van 24 april ’06

Aanwezig: Adri Welvaarts, Voorzitter, Marc Van Vooren, Werner Van Slycken, Bruno Laermans, Koen Umans, Secretaris-generaal
Verontschuldigd: Marc De Smedt, Tony Souverijns, Sporttechnisch Coördinator

1. Goedkeuring van verslagen...

...van de RvB Nr. 59 dd. 23.03.06 en Nr. 60 dd. 10.04.06 zonder opmerkingen.

2. Financiën

Dhr. B. Laermans, Algemeen Penningmeester, overloopt de financiële toestand van de VBL. Hij merkt op dat het voeren van een kasboekhouding een correcte inschatting van de reële toestand bemoeilijkt. Alleszins zijn er weinig afwijkingen tov. het ingediende budget 2006.
Na een ervaring van 3 maanden met de financiële werking binnen de VBL stelt de Algemeen Penningmeester dat enerzijds een effectieve controle op de uitgaven van diverse geledingen van de VBL niet mogelijk is en anderzijds er toch wel wat inbreuken op de kostennormering zijn. Hij stelt diverse bijsturingen voor en legt deze in een 10-punten programma voor aan de collega’s bestuurders:

• Volledige financiële integratie van de financiën van de Provinciale Comités en alle andere raden en comités in de boekhouding van VBL.
• Toepassen van de basisprincipes van interne controle: de indiener van de kosten moet steeds verschillend zijn van de goedkeurder, terwijl de goedkeurder steeds verschillend moet zijn van de betaler..
• Volledige en transparante financiële rapportering met correcte boekhoudkundige afgrenzingen en in een vast rapporteringformaat. Om dit praktisch mogelijk te maken dient de periodiciteit van de financiële rapportering van maandelijks naar per kwartaal te worden veranderd (wijziging Art. VFD501).
• Correcte toepassing van kostennormering, zowel wat betreft vorm, inhoud als tijdigheid
• Correcte toepassing van alle boekhoudkundige en fiscale regels bij elke financiële transactie.
• Volledige budgetverantwoordelijkheid volgens principe aanvrager keurt ook goed en kosten kunnen alleen geboekt worden op een kostenplaats die onder de verantwoordelijkheid van de goedkeurder valt. Alles gebeurt steeds onder de eindverantwoordelijkheid van een bestuurder.
• Streven naar een geïntegreerd automatiseringsbeleid voor alle geledingen van VBL, in eerste instantie wat betreft beheer van de verschillende competities.
• Zuivere procedures en afspraken i.v.m. alle doorbelastingen die gebeuren tussen VBL, AWBB en KBBB.
• Duidelijke en gedetailleerde facturatie naar clubs, met juiste omschrijving en exacte vermelding van het juiste motief voor de facturatie.
• Budgetafwijking binnen afgesproken grenzen toelaten onder voorwaarde van motiveringsplicht door de Raad van Bestuur. Dagelijkse werking moet mogelijk blijven om te vermijden dat VBL de facto onbestuurbaar wordt door te verregaande controles. De controle gebeurt jaarlijks door de Algemene Vergadering die decharge verleent aan de bestuurders.

Na discussie tussen de bestuurders waarbij de algemeen penningmeester wijst op een aantal anomaliën in de huidige gang van zaken, wordt dit actieplan door de aanwezigen unaniem goedgekeurd mits respect voor de volgende afspraken: enerzijds worden tot nader order de dotaties aan de provincies doorgestort, anderzijds dienen de uitgaven en ingediende kostennota’s vanaf de publicatie van dit verslag goedgekeurd te worden door een lid van de Raad van Bestuur alvorens tot betaling kan overgegaan worden. In concreto heeft dit betrekking op de kostennota’s vanaf 01 mei 06. Betalingen van kostennota’s kunnen vervolgens en ten voorlopige titel verder gebeuren door de Provinciale Comités zelve.
Er wordt een initiatief genomen om een gezamelijke meeting van het financieel departement en de wetgevende commissie samen te roepen. Nadien zullen de penningmeesters van de Provinciale Comités uitgenodigd worden om voor hen de genomen maatregelen te situeren en toe te lichten en gezamenlijk een concreet actieplan op te maken.

3. Evocatie (VJD421):

Dhr W. Van Slycken, lid van de Raad van Bestuur van de provincie Oost-Vlaanderen verzoekt de Raad van Bestuur te evoceren inzake de dossiers L.R.B./05-06/018, L.R.B./05-06/019, L.R.B./05-06/020 en L.R.B./05-06/021. Het pv van die evocatie wordt op het einde van onderhavig verslag toegevoegd.

4. Status uitvoering richtlijnen VCD 201:

De Voorzitter vraagt aan Dhr. Van Slycken naar de evolutie inzake de uitvoering van de uitgevaardigde richtlijn m.b.t. VCD201 en wijst er op dat hier dringend vooruitgang dient gemaakt gezien het seizoeneinde nadert. Dhr. De Smedt, bestuurder bevoegd voor de competitie, heeft z’n volle medewerking toegezegd de gewenste informaties zonder verwijl ter beschikking te stellen. De debitering/creditering van de verschuldigdheden moet voor het seizoenseinde verschijnen op de rekeningen van de clubs.

5. Topsportschool:

Op voorstel van Dhr. M. Van Vooren beslist de Raad van Bestuur de topsportschool vanaf 01 september ’06 te herlocaliseren in Leuven. De Secretaris-generaal en de Sporttechnisch Coördinator krijgen de opdracht dit administratief in goede banen te leiden en de Raad van Bestuur frequent te rapporteren inzake de evoluties.

6. De volgende fusiedossiers worden goedgekeurd.

7. Volgende vergadering:

woensdag 10 mei 18u

Koen Umans
Secretaris-generaal

Evocatie

1. Overwegende dat Dhr W. Van Slycken, lid van de Raad van Bestuur van de provincie Oost-Vlaanderen, krachtens VJD art 421 de Raad van Bestuur verzoekt te evoceren inzake de dossiers:
   • L.R.B./05-06/018
   • L.R.B./05-06/019
   • L.R.B./05-06/020
   • L.R.B./05-06/021
      
2. Overwegende dat de Raad van Bestuur van 24 april 06, na beraad en na stemming, ingaat op het verzoek van Dhr Van Slycken
    
3. Overwegende de beslissingen van de Landelijke Raad van Beroep in voornoemde dossiers
    
4. Overwegende de beslissingen die eerder in eerste aanleg door de Provinciale Rechterlijke Raad van Oost-Vlaanderen genomen werden
    
5. Overwegende dat het voor een administratieve instantie, in casu het Provinciaal Comité, redelijkerwijze niet mogelijk is zich zodanig te organiseren, en dit op structurele wijze, dat zij in deze materie binnen een termijn van 7 kalenderdagen eventuele administratieve sancties kan opleggen
    
6. Overwegende dat het Provinciaal Comité van Oost-Vlaanderen, bij gebreke aan voor hen duidelijke andersluidende bepalingen terzake in het Huishoudelijk Reglement, voor de vaststelling van de overtredingen teruggegaan is tot op het ogenblik waarop de clubs geacht werden bij de ploegopstelling rekening te houden met de officiële lijsten van de gekwalificeerde spelers
    
7. Overwegende dat het t.o.v. al de clubs die de lijsten der gekwalificeerde spelers wel gerespecteerd hebben onbillijk zou zijn dat clubs die de lijsten niet gerespecteerd blijken te hebben zich onterecht van een sportief voordeel bediend hebben
    
8. Overwegende dat de Raad van Bestuur de sportieve context waarbinnen de kampioenschappen gespeeld worden moet garanderen en dat het respecteren van de lijsten der gekwalificeerde spelers daarbij een substantieel element is

beslist de Raad van Bestuur:

• voor de in par 1 vernoemde dossiers de administratieve sancties zoals opgelegd door het Provinciaal Comité van Oost-Vlaanderen - en die aan de basis lagen van deze gerechtelijke procedure - te bevestigen
• dat evenwel – en uitsluitend - voor wat de opgelegde boetes betreft voornoemde sancties berekend dienen te worden op basis van “overtreding per persoon” i.p.v. “overtreding per feit en per persoon”.