LANDELIJK RAAD VAN BESTUUR

Verslag van de Raad van Bestuur Nr. 75 van 05 januari ’07

Aanwezig: Marc Van Vooren, Voorzitter, Werner Van Slycken, Adri Welvaarts, Marc De Smedt, Bestuurders, en Koen Umans, Secretaris-generaal
Op uitnodiging: Stefan Garaleas

De Voorzitter maakt de bestuurders en de ganse basketbalfamilie bij de start van het nieuwe jaar zijn allerbeste wensen over voor 2007.

1. Het verslag van de vergadering van...

...de Raad van Bestuur Nr. 74 dd. 12.12.06 wordt unaniem goedgekeurd.

2. De Afgevaardigden van Antwerpen...

...dragen Dhr. S. Garaleas als kandidaat voor het vacante mandaat van
bestuurder binnen de Raad van Bestuur voor. Dhr. S. Garaleas, welke uitgenodigd is op de vergadering, geeft toelichting bij zijn kandidatuur. Hij stelt dat de hem eerder toegewezen taak van Algemeen Penningmeester zeer arbeidsintensief is en heel wat operationeel werk vergt, wat op het vlak van tijdsbeschikking en -besteding niet te
combineren is met zijn professionele activiteiten. Een hertekend mandaat, waar hij op strategisch en beleidsmatig vlak kan werken en een coördinerende rol tussen sporttechnische medewerkers kan verzekeren past in principe wel. Dhr. M. Van Vooren, Voorzitter, wijst erop dat binnen de Raad van Bestuur de bevoegdheden rond vorming jeugd en trainers momenteel vacant zijn, wat domeinen zijn waar de bestuurder kan rekenen op een ruim personeelsbestand. Hij stelt dat het nochtans steeds de bestuurders zijn die de eindverantwoordelijkheid dragen. Dhr. M. De Smedt merkt op dat er op de geciteerde domeinen heel wat uitdagingen wachten.
De coöptatie van Dhr. Stefan Garaleas op voorstel van de afgevaardigden van Antwerpen wordt, na geheime stemming, aanvaard.

3. Actiepunten vorige vergaderingen:

Dhr. A. Welvaarts meldt dat de statutaire bepalingen van Artikel VCD289 op de web aangepast werden. De Raad van Bestuur vraagt dat er een bijkomend bericht op de website geplaatst wordt zodat de clubs afdoende geïnformeerd worden. Dhrn. M. Van Vooren en W. Van Slycken hebben een ontmoeting gehad met Dhr. F. Van den Bosch en zullen in een volgende vergadering verslag uitbrengen.

4. Financiën

4.1. Principes van de kostenvergoeding voor thuiswerk:

Dhr. M. Van Vooren schetst het dossier rond de toekenning van een functievergoeding in haar context. Vrijwilligerswerk is een onbezoldigde bezigheid. De kosten, welke aan vrijwilligerswerk verbonden zijn, kunnen terugbetaald worden. De wetgever laat de keuze tussen ofwel een forfaitaire vergoeding, welke dan ook alle kosten die een vrijwilliger draagt (zonder limitatief te willen zijn, vermelden we verplaatsingskosten, telefoon, drank- en maaltijdvergoeding, kostenvergoedingen voor thuiswerk ofwel een terugbetaling van reële kosten “eigen aan de werkgever”. Deze kosten (verplaatsingen, drankvergoedingen, telefoon enz) zijn opgenomen in de TTB en/of het normerend kader “kostenvergoedingen voor thuiswerk”. Deze normering werd - tot tweemaal toe – berekend op basis van de activiteitsgraad, ten huize van de vrijwilliger, die aan een bepaalde functie gekoppeld is. Voor het merendeel der situaties bedraagt deze kostenvergoeding maximaal 53,73 euro (2007). Dit bedrag bevat de terugbetaling van kosten met betrekking tot de woning, het bureel, de verwarming, de elektriciteit, de computer en andere door de vrijwilliger aangewende persoonlijke middelen. Deze kostenvergoeding kan versus de fiscus verdedigd worden. Dergelijke kosten zijn, per definitie, slechts éénmaal te verhalen op de federatie, hoeveel functies men ook uitoefent in die federatie.
Dhr. A. Welvaarts, Algemeen Penningmeester, drukt nogmaals op de wettelijke verplichtingen terzake en vraagt of een keuzemogelijkheid tussen beide opties voor de vrijwilliger wel werkbaar is binnen de VBL.
Dhr. M. De Smedt herinnert eraan dat, alhoewel de principes niet te bediscuteren zijn, de koppeling van een vergoeding aan een functie een bepaalde perceptie in hoofde van de vrijwilliger gegeven heeft zonder met de reeds bestaande cumul rekening te houden. Een laksere omgang in het verleden en een zeker gedoogbeleid is ingeburgerd.
Dhr. K. Umans, Secretaris-generaal, vraagt aandacht voor diverse niet-financiële motiverende zaken voor vrijwilligers. Hij denkt hier aan een grotere betrokkenheid van de vrijwilligers bij de werking en besluitvorming, een ontlasting voor puur administratieve en repetitieve zaken en andere vormen van uiting van appreciatie voor de inzet van de vrijwilligers.
Dhr. M. Van Vooren, Voorzitter, erkent dat de gelijktijdigheid van de integratie van werking van de provinciale comités, de principes van decumul én de doorvoering van de normering voor thuiswerk geen eenvoudige operatie is. Dhr. M. De Smedt meldt dat er in verschillende geledingen binnen de uitvoerende organen moeilijkheden zin. De Voorzitter geeft aan Dhrn. M. De Smedt en K. Umans de opdracht een ontwerpnota op te stellen.
Dhr. S. Garaleas stelt de vraag of VBL het forfaitair systeem zal toelaten of niet. De Raad van Bestuur beslist dat voor leden van de VBL enkel het systeem van terugbetaling van reële kosten wordt toegelaten gekoppeld weliswaar aan de kostenvergoeding voor thuiswerk. De Voorzitter doet op een oproep om deze beslissing collegiaal en solidair uit te dragen.

4..2. Integratie van de provinciale boekhoudingen

Dhr. A. Welvaarts, Algemeen Penningmeester, brengt verslag uit van overlegronde met de provinciale comités. Hij onderlijnt dat deze ronde vrij constructief verlopen is. Het Provinciaal Comité van West-Vlaanderen zal de boekhoudkundige bescheiden binnen de kortste keren ter beschikking stellen en het PC van Antwerpen zal bijkomende inlichtingen omtrent de provinciale bekercompetities overmaken De Algemeen Penningmeester zal de betrokken PC’s aan deze afspraken herinneren.
De door de Raad van Bestuur voorgestelde procedures inzake de uitgaven en aankopen, waarbij de Penningmeester van het Provinciaal Comité in principe geen betalingen meer zal uitvoeren geniet niet overal evenveel bijval. De VBL-budgetten voor het jaar 2007 zijn intussen gestemd, doch de opmaak van de budgetten, ingediend op provinciaal niveau, dient verder geoptimaliseerd. De correlatie tussen de hoogte van de dotatie en de effectieve werklast moet nauwkeuriger bepaald worden en de actuele criteria zijn aan herziening toe. De heffing van een bijdrage van de clubs via een beslissing van de provinciale vergadering zou eigenlijk niet nodig moeten zijn doch de optie blijf voorlopig nog open. Diverse Provinciale Comités vinden dat zij onvoldoende informatie ontvangen over de inkomsten en uitgaven van hun comités én het beheer van de opgebouwde reserves. De Provinciale Comités vragen of een percentage op de gerealiseerde inkomsten t.g.v. boetes kan gegeven worden. Er wordt opgemerkt dat de PC’s momenteel de rentes op de reserves derven. De PC’s dringen aan op richtlijnen, welke een nauwkeurige controle van de verplaatsingskosten van scheidsrechters toelaten. De Raad van Bestuur zal terzake een initiatief nemen.
De Algemeen Penningmeester zal in overleg met de Financieel Coördinator maandelijks een communicatie omtrent budgetopvolging aan de PC’s opmaken.
De Voorzitter stelt dat de dotatie een provinciaal comité moet toelaten te werken, zonder dat er nood is aan bijkomende heffingen. Hij vraagt aan Dhr. A. Welvaarts de informatie, bekomen uit de overlegronde verder te analyseren en actiepunten op te maken, waarbij verder aan een normerend kader gewerkt wordt. Een maximale transparantie, waarbinnen alle geledingen van de VBL kunnen functioneren, moet leiden tot een verdere optimalisatie van de budgetopmaak 2008.

4.3. Vastleggen VBL-procedures.

De Raad van bestuur keurt de procedures inzake de periodieke rapportering, de aankoopprocedure en het indienen van kostennota’s goed (zie bijlage). Procedures inzake de verkoop, het financieel circuit, de IT-omgeving, de personeelsadministratie zullen behandeld worden op een volgende vergadering.

5. Statutaire bepalingen

De Secretaris-generaal verspreidt een discussienota over de tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van de Artikelen VAD58 en 73 ter, samen met een organogram van de actuele structuren. Deze memo wordt grondig besproken, waarbij de Voorzitter en de Secretaris-generaal toelichting geven waar noodzakelijk. Een matrix van de actuele functies zal in het licht van de voorstelde decumulregeling opgemaakt worden. De Bestuurders zullen de discussiememo verder bestuderen.

6. Administratie

6.1. Ethias Bondsverzekering: de Voorzitter becommentarieert de verschillende opties, dit aan de hand van de adviezen welke we mochten ontvangen over de herziening van de voorwaarden van de polis BA en lichamelijke ongevallen van de leden,. Hij vraagt en krijgt een mandaat om samen met de Secretaris-generaal de discussies af te ronden met Ethias.

6.2. Op basis van de input uit de Provinciale Comités wordt een eerste inventaris opgemaakt van de commissies welke functioneren. De Secretaris-generaal zal verdere inlichtingen inwinnen omtrent de preciese taken, de samenstelling, de frequentie van vergadering en de bijhorende budgettering. Ook op dit domein zal gekeken worden of er onverenigbaarheden optreden.

7. Varia

7.1. Aan de hand van een mailing met de directie van het KA Redingenhof wordt de verzekeringssituatie van de leerlingen aan de TSS Leuven bekeken. Verdere inlichtingen worden ingewonnen.

7.2. Dhr. A. Welvaarts participeerde aan een persconferentie over het programma Time-Out dat elke maandag om 17u30 simultaan door de Vlaamse regionale zenders zal uitgezonden worden.

8. Volgende vergadering:

woensdag 10 januari ’07 om 10u00 op de Federale Zetel te Brussel

Koen Umans
Secretaris-generaal VBL